PRIVACY POLICY
Versie 2.1
Datum: 29 januari 2025
Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke
Deze privacy policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die verwerkt worden door Woonmaatschappij Zetus BV, met ondernemingsnummer BE0405.196.516, met maatschappelijke zetel gevestigd te 8370 Blankenberge, Hanneussestraat 32, bus 2, die de verwerkingsverantwoordelijke is van deze website.
De Verwerkingsverantwoordelijke hecht veel belang aan uw privacy en verwerkt uw persoonsgegevens dan ook conform de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) alsook iedere toekomstige of aanvullende wetgeving in uitvoering daarvan, voor zover van toepassing.
Voor verdere vragen of opmerkingen in verband met de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens kan u ons steeds contacteren, hetzij per e-mail naar privacy@zetus.beof per post naar voormeld postadres.
Contactgegevens DPO: Mr. Franklin BV – privacy@zetus.be
Wat betekent “persoonsgegevens verwerken”?
Het verwerken van persoonsgegevens (hierna “gegevens”) omvat elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het gaat, leest u in deze Privacy Policy. Het begrip ‘verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van uw gegevens, of het delen hiervan met derden.
Welke gegevens verwerken wij?
Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken. Afhankelijk van de concrete situatie, uw voorkeuren en de manier waarop u ons contacteert, verwerken wij niet alle onderstaande gegevens van u.
Bezoekers website:
We verwerken via de website:
Elektronisch identificatie- en gebruiksgegevens (bv. IP adres, browsertype) -> zie cookie policy;
Identificatiegegevens;
Contactgegevens (bv. naam, voornaam, adres, e-mailadres, etc.);
Contactgeschiedenis (bv. e-mailberichten, berichten verstuurd via webformulieren, etc.);
Kandidaat-huurders en huurders
Via woonmaatschappij Zetus kunt u een sociale woning huren. Wij houden daarom in lijsten en dossiers informatie over u bij. We gebruiken deze informatie om na te kijken of u ergens recht op hebt. Of om u beter te kunnen helpen.
Het Kaderbesluit Sociale Huur verplicht ons om uw gegevens elektronisch te verzamelen.
Het is niet de bedoeling dat organisaties informatie over u opvragen of verspreiden aan personen en bedrijven die geen goede reden hebben om uw informatie te krijgen. Daarom is er de Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die u beschermt.
Welke informatie verwerkt Woonmaatschappij Zetus van u?
Wij kijken na of u een sociale woning mag huren. Dit gebeurt als u zich inschrijft en als u een woning kunt huren. Ook als u huurt, gebruiken wij informatie over u.
Deze informatie is:
Identificatiegegevens;
Rijksregisternummer;
adres- en contactgegevens;
gezinssamenstelling;
taalkennis;
financiële gegevens;
eigendomsgegevens;
eventueel: begeleidende diensten
Als uw kandidatuur of huurcontract stopt, bewaren wij uw gegevens nog 10 jaar. Dit is volgens de archiefwet.
Waar vragen wij informatie op?
U geeft ons heel wat informatie als u zich inschrijft, als u huurt, … U bent altijd verplicht correcte informatie te geven. Doet u dit niet? Dan kunt u mogelijk geen sociale woning meer huren, geen huurpremie meer krijgen of moet u uw ontvangen huurpremie terugbetalen. Een strafrechtelijke vervolging kan ook.
Wij bevragen ook:
Federale Overheidsdienst Financiën: gegevens rond belastbare inkomsten en eigendomsgegevens (Beraadslaging FO nr. 14/2009 van 1 oktober 2009 + Beraadslaging FO nr. 16/2012 van 28 juni 2012), gegevens over eigendommen en vennootschappen (Beraadslaging FO nr. 36/2016 van 27 oktober 2016 en Beraadslaging FO nr. 02/2018 van 11 januari 2018);
Het rijksregister: rijksregisternummer, naam en voornamen, geboortedatum, geslacht, hoofdverblijfplaats en historiek, de plaats en datum van overlijden, de burgerlijke staat, samenstelling van het gezin, de nationaliteit en historiek, wettelijke samenwoning, het register waarin ingeschreven en de handelingsbekwaamheid (KB 22 mei 2001 + RR nr. 41/2007 van 12 december 2007 + RR nr. 60/2012 van 18 juli 2012 + Beraadslaging nr. 13/099 van 5 november 2013 + RR nr. 79/2013 van 11 december 2013 + RR nr. 02/2018 van 21 februari 2018);
Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid: gegevens rond leefloon (Beraadslaging nr. 15/053 van 1 september 2015), handicap (Beraadslaging nr. 14/088 van 7 oktober 2014) en pensioenen (Beraadslaging nr. 16/090 van 4 oktober 2016);
Vlaamse Agentschap voor Integratie & Inburgering: gegevens rond inburgering, taalbereidheid (Beraadslaging nr. 12/104 van 6 november 2012) en taalkennis (Beraadslaging nr. 38/2017 van 25 oktober 2017);
VREG: woninggegevens over de energetische waarde van sociale woningen (Beraadslaging VTC nr. 02/2010 van 6 oktober 2010);
Kind en Gezin: gegevens rond handicap kinderen (Beraadslaging nr. 19/018 van 5 februari 2019);
Aan wie geven wij informatie?
Wij bezorgen informatie aan:
Het agentschap Wonen in Vlaanderen: gegevens over de huurpremie en huursubsidie van kandidaat-huurders (Beraadslaging VTC nr. 37/2011 van 14 december 2011 en Beraadslaging RR nr. 19/2012 van 14 maart 2012), persoonsgegevens van de aanvragers van premies, sociale ontleners en sociale (kandidaat-)huurders en leden van hun huishouden (Beraadslaging VTC nr. 9/2014 van 9 april 2014), persoonsgegevens van sociale huurders voor de controle op de naleving van de Sociale Wooncode en andere wetgeving van sociale verhuur (Beraadslaging VTC nr. 13/2013 van 8 mei 2013), adresgegevens van sociale woningen en gronden (Beraadslaging VTC nr. 26/2015 van 29 juli 2015). Deze gegevens worden eveneens opgeslagen in het Centraal Inschrijvingsregister (CIR). Voor meer informatie hierover, verwijzen wij naar de privacy policy van Wonen in Vlaanderen (CIR).
De OCMW’s: persoonsgegevens van kandidaat-huurders om een huurpremie (Beraadslaging VTC nr. 19/2015 van 20 mei 2015) en huursubsidie (Beraadslaging VTC nr. 29/2016 van 14 september 2016) te krijgen;
Het agentschap Inburgering & Integratie: gegevens rond inburgering, taalbereidheid en taalkennis (Beraadslaging VTC nr. 21/2012 van 26 september 2012 + Beraadslaging nr. 12/104 van 6 november 2012 + Beraadslaging nr. 38/2017 van 25 oktober 2017);
VREG: woninggegevens over de energetische waarde van sociale woningen (Beraadslaging VTC nr. 02/2010 van 6 oktober 2010).
Verhuurders
In het kader van onze administratieve plichten, vragen wij van verhuurders de volgende gegevens op:
Contractuele gegevens (bv. Huurovereenkomst, naam, adres, etc.);
Gegevens met betrekking tot het verhuurde pand (inventaris, adres huurpand, etc);
Financiële- en betalingsgegevens (bv. Rekeningnummer, huurprijs, etc.);
Leveraciers – dienstverleners
Van onze leveranciers en dienstverleners verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens:
Contractuele gegevens (bv. bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer, overeenkomst, etc.);
Betalings- en facturatiegegevens (bv. betaalkaartgegevens, facturen, etc.);
Veiligheidscamera’s
Wij voorzien camerabewaking in en aan onze gebouwen. Deze bewakingscamera’s hebben als doel om onze eigendommen te beschermen, overlast aan te pakken en de openbare orde te handhaven.
De aanwezigheid van bewakingscamera’s wordt steeds gesignaleerd met pictogrammen. Indien je je begeeft op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat je wordt gefilmd. Daarbij verwerken we dan ook je persoonsgegevens.
Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden gewist na één maand indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.
Kandidaat-medewerkers
Van kandidaat-medewerkers verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens. Uiteraard zal dit in grote mate afhankelijk zijn van welke gegevens u zelf aan ons wenst te verstrekken in functie van uw sollicitatie.
CV, aanbevelingsbrief
Persoonlijke bijzonderheden;
Werkgerelateerde gegevens;
Persoonlijkheidsgegevens;
Testen, evaluaties
Foto’s
Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?
De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt binnen het kader van de onderneming en met name voor volgende doeleinden:
Binnen het kader van onze hoofdactiviteiten;
Voldoen aan administratieve en fiscale verplichtingen;
Communicatie met klanten en prospecten;
Aanwervingsprocedure van medewerkers.
Op basis van welke verwerkingsgronden verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken uw gegevens voor de hieronder beschreven doeleinden en verzamelen en verwerken niet meer en geen andere soorten gegevens dan deze die nodig zijn voor deze doeleinden.
Wij verwerken uw gegevens enkel voor zover gebaseerd op één van de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de GDPR, en zoals hierna weergegeven.
Wettelijke verplichting en algemeen belang
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen die op ons rusten of in het kader van ons algemeen belang.
Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt omdat het noodzakelijk is voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een overeenkomst met u als betrokkene.
Gerechtvaardigd belang
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang die in specifieke gevallen zwaarder weegt dan enig mogelijk nadeel voor uw rechten.
Toestemming
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van uw toestemming, onder meer voor niet noodzakelijke cookies.
Oorsprong van de gegevens
De meeste gegevens die wij verwerken van u hebben we ook rechtstreeks van u verkregen. Binnen het kader van onze dienstverlening is het mogelijk dat wij gegevens van u verkrijgen via externe dienstverleners of openbare bronnen.
Met wie delen wij uw gegevens?
Wij geven uw gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is in het licht van hogervermelde doeleinden, of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Uw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven ter uitvoering van de huurovereenkomst, bij wettelijke verplichting of met uw toestemming. Woonmaatschappij Zetus let erop dat er bij het uitwisselen van persoonsgegevens niet meer gegevens doorgegeven worden dan noodzakelijk voor het realiseren van welbepaalde doeleinden.
Een overzicht van de machtigingen en protocollen die Wonen in Vlaanderen en de woonmaatschappijen het recht geven om (uw) gegevens uit te wisselen met andere partijen vindt u op de website van de Wonen in Vlaanderen. Met Wonen in Vlaanderen wisselen wij onder meer gegevens uit in het kader van het Centraal Inschrijvingsregister (CIR). Meer informatie over het privacybeleid van het Centraal Inschrijvingsregister kan hier geraadpleegd worden.
Met het decreet van 9 juli 2021 heeft de Vlaamse Overheid beslist dat er sinds 1 januari 2023 slechts één woonactor per werkingsgebied mag bestaan. Deze woonactoren, de zogenaamde 'woonmaatschappijen', zijn actief binnen een werkingsgebied dat bestaat uit een gemeente of geografisch aansluitende gemeenten. Hierdoor zijn de verschillende Sociale Verhuurkantoren en Sociale Huisvestingsmaatschappijen binnen eenzelfde werkingsgebied gefusioneerd tot één entiteit. Om deze fusies vlot te laten verlopen, heeft woonmaatschappij Zetus in samenwerking met de andere betrokken actoren een protocol afgesloten. Dit protocol heeft in de aanloop naar de vorming van de woonmaatschappijen onderlinge afspraken vastgelegd over de uitwisseling van kennis en documenten. De gedeelde persoonsgegevens maken deel uit van dit protocol, dat ook via de website raadpleegbaar is.
In het kader van deze reorganisatie van de sociale huisvestingssector en de totstandkoming van woonmaatschappijen kunnen uw gegevens worden uitgewisseld en overgedragen, aan een nieuwe of hervormde entiteit die de opdracht van woonmaatschappij Zetus overneemt zonder dat uw toestemming voor deze uitwisseling en overdracht vereist is. De werking van woonmaatschappij Zetus continueert namelijk in de nieuwe woonmaatschappij.
Waar nodig doet woonmaatschappij Zetus een beroep op externe dienstverleners (verwerkers), ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheer van onze websites en IT-systemen. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd gesloten.
Concreet heeft dit tot gevolg dat wij uw gegevens, voor zover relevant in uw situatie, met de volgende derden delen voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:
Postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven indien wij u iets moeten toezenden per post;
Betalingsdienstverleners indien wij betalingen van u ontvangen, of omgekeerd;
Externe vertegenwoordigers en consultants of enige andere partijen die betrokken zijn in het kader van onze hoofd- of nevenactiviteiten;
De verwerkers die ons op IT-gebied bijstaan bij het uitbaten van onze organisatie, met het oog op een veilig en efficiënt digitaal gegevensbeheer binnen onze organisatie;
Overheidsorganen, gerechtelijke instanties en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals boekhouders en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen en verdediging van onze belangen, voor zover vereist.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt. Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen zijn steeds gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het vervullen van de doeleinden. Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens gewist of geanonimiseerd.
Waar bewaren wij uw gegevens en hoe worden deze beschermd?
Wij voorzien passende veiligheidsmaatregelen op technisch en organisatorisch vlak, om binnen het kader van onze activiteiten de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de onbevoegde toegang of onrechtmatige kennisgeving aan derden te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
Daarnaast hebben wij er ook aandacht voor dat de verwerkers op wie wij beroep doen eveneens passende veiligheidsmaatregelen treffen om risico’s op incidenten zo veel als mogelijk te beperken.
De gegevens die wij verwerken blijven te allen tijde binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
Wat zijn uw rechten?
U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van u verwerken. Indien u een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve onze GDPR-verantwoordelijke te contacteren via de contactgegevens opgenomen onder de eerste titel van deze Privacy policy.
Recht van inzage en kopie
U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van u verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.
Recht van aanpassing of rectificatie
U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.
Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)
U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde van uw gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.
Recht op beperking van verwerking
U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.
Recht op het intrekken van uw toestemming
Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk moment terug in te trekken door ons te contacteren. Voor marketingberichten die u via e-mail van ons ontvangt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming eenvoudig intrekken door op de uitschrijflink te klikken onderaan een dergelijk bericht.
Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. U kan eveneens bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing. Bij marketingberichten per e-mail zal steeds een opt-out voorzien zijn.
Recht op overdraagbaarheid
U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft met uw toestemming of in uitvoering van een overeenkomst, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen. U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.
Recht om klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit
Indien u van mening zou zijn dat wij uw gegevens op een onjuiste manier verwerken, beschikt u steeds over het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming.
Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Vlaamse Toezichtcommissie
overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc
Hoe kan u uw rechten uitoefenen?
U kan uw rechten uitoefenen door ons te contacteren, hetzij per e-mail naar privacy@zetus.be of per post naar onze zetel op 8370 Blankenberge, Hanneussestraat 32, bus 2, mits bijvoeging van een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart of een ander document waarmee u geïdentificeerd kan worden. De kopie zal enkel gebruikt worden om u te identificeren overeenkomstig de GDPR.
Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om deze Privacy policy te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze websites. De datum waarop deze Privacy policy voor het laatst gewijzigd is, kan u bovenaan terugvinden. In geval van een substantiële wijziging van de Privacy policy, zullen wij de betrokkenen op wie dit een impact kan hebben, hiervan zo mogelijk rechtstreeks informeren.
